איטליה - הלו"ז הוא המלצה בלבד
האיטלקים מקדישים תשומת לב רבה לבניית קשרים אישיים עם האנשים איתם מנהלים מערכת יחסים עסקית. מסיבה זו, כדאי להתעניין בחייהם האישיים בפגישה הראשונה, שרובה ככולה מוקדשת לשיחת היכרות בכדי לבסס מערכת של כבוד ואמון בין שני הצדדים. זה נכון בעיקר למרכז המדינה ולדרומה, בה מוכנים להקדיש זמן רב להכרות ראשונית, בניגוד לאנשים בצפון, שנוטים להגיע לעניין בצורה מהירה יותר. אם אתם לא בטוחים לגבי הקצב בה אמורה להתנהל הפגישה, פשוט תנו לאיטלקים לקבוע אותו ולהחליט מתי אפשר לעבור לתכל'ס ולהפסיק עם שיחות החולין. בשני המצבים, תוכלו ככל הנראה, לצפות לתהליך ארוך. בגלל שהיררכיה חשובה מאוד בתרבות האיטלקית, שמכבדת מעמד וגיל, אנשי העסקים האיטלקיים מעדיפים לערוך פגישות משא ומתן עם בעלי תפקידים בכירים בלבד. חשוב לדעת שאיטלקים מעריכים עיצוב ואיכות על פני דיון אפרורי על מחירים, לכן ההחלטות יתקבלו בזכות הצורה שבה אתם והרעיון שלכם תתפשו יותר מאשר בגלל מטרות עסקיות קונקרטיות.
מתי לקבוע: שבועיים שלושה מראש, בכתב -; רצוי באיטלקית, במידת האפשר.
מתי להגיע: "למרות שאיטלקים אינם דייקנים בדרך כלל, הם נוטים לייחס חשיבות רבה יותר לדייקנות, כאשר מדובר בעסקים", אומרת תמי לנצוט לייבוביץ, מייסדת המרכז הבינלאומי לתדמית, תקשורת בין אישית ונימוסים ומוסיפה, "לכן, מומלץ להגיע בזמן, ולהתקשר להודיע על כל איחור -; גם אם מדובר בחמש דקות בלבד".
אופי הפגישה: התפישה היא שהלו"ז הכתוב אמור לשמש נקודת פתיחה לדיונים, לכן לעיתים קרובות לא יעקבו אחריו. כדאי לדעת שמקובל לקטוע את מי שמדבר ושמספר אנשים ידברו בו זמנית. בהקשר זה, דעו, שכאשר מישהו מרים את קולו, הוא עושה זאת בכדי לגרום לאחרים לשמוע אותו מעל ההמולה ולא כדי להביע כעס. בכלליות, האיטלקים, כעם, מדברים הרבה, רהוטים מאוד ומשתמשים במימיקה ובשפת גוף כדי להעביר את הנקודה.
סיכום הישיבה: פגישות עסקים לא נועדו בכדי לקבל החלטות, אלא בכדי להביע דעות, לחלוק רעיונות ולתת לכל הצדדים לדבר. בנוסף, בגלל חשיבותם של הקשרים האישיים למערכת היחסים העסקית, חשוב מאוד לכבד גם הסכמי בעל פה, אחרת יאבדו בכם אמון והקשר עלול להתבטל בשל כך.
סיכום הישיבה. לחיצת יד עם הנוכחים. אילוסטרציה. צילום: Victor1558/Flickrאנגליה - איפוק הוא שם המשחק
בהתאם לדעה הרווחת על הבריטים, גם אנשי העסקים שבהם מאוד קורקטיים והישיבות מתנהלות לרוב על פי פרוטוקול נוקשה וידוע מראש, בעיקר אם עמיתיכם יהיו יחסית מבוגרים. הצעירים אמנם יתנהלו בצורה חופשית יותר, אך גם הם ישמרו על מידה של איפוק, עד שירגישו מספיק בנוח עם כל הנוכחים. בכל מקרה, זכרו שלא מקובל ליצור מגע פיזי, ליצור קשר עין ארוך מדי ובכלל -; עדיף לשמור על מרווח אישי מינימאלי כלשהו, כאשר מדברים. הבריטים מסתמכים על עובדות, יותר מאשר על רגש, בבואם לערוך עסקים, לכן ודאו כי אתם מציגים מידע קונקרטי ונתונים סטטיסטיים בכדי להציג עמדתכם כראוי.
מתי לקבוע: יש לקבוע מספר שבועות מראש, ולשלוח את סדר היום המתוכנן מראש די זמן בראש, בכדי שיספיקו לעבור עליו ולערוך בו שינויים.
מתי להגיע: חשוב מאוד להגיע בזמן לישיבה, כך שאם אתם צפויים לאחר, אפילו במספר דקות, דאגו להתקשר ולהודיע על כך.
אופי הפגישה: בגלל שהחברה האנגלית מייחסת חשיבות רבה להיררכיה, התנהלות הישיבה תושפע ישירות על ידי המשתתפים בה: כלומר, אם כל הנוכחים הם באותה הדרגה, השיחה תתנהל יותר בנינוחות (למרות שככל הנראה ייקבע מראש סדר המדברים), אך אם אחד המשתתפים יהיה בכיר יותר -; הוא זה שידבר בעיקר. כתוצאה מכך, התקשורת בין הצדדים מתנהלת בשילוב של דיבור עקיף ומרומז ("אולי" ודומיו) ובישירות, כאשר מדובר באנשים השווים במעמדם. בנוסף, לנצוט לייבוביץ מציינת, כי "אנשי העסקים הבכירים יגידו לכם ישירות, במקרה ואינם מרוצים מהנאמר או מהתנהלות הישיבה".
סיכום הישיבה: החברות הבריטיות מחפשות לכונן יחסים לטווח הארוך, לכן יחששו להיכנס עמכם לקשר עסקי אם תתפשו כמחפשים עסקה מהירה ותו לא.
גרמניה - העיקר התיעוד
גם גרמנים מתאימים את עצמם לסטריאוטיפ המוכר עליהם והתקשורת עמם מתנהלת באמצעות פרוטוקולים נוקשים, וכל הלו"זים שנקבעו יישמרו בצורה מדוקדקת. אנשי העסקים בגרמניה, בדומה לאמריקאים, אינם מאמינים שחייבים לכונן יחסים אישיים בכדי לבסס יחסים עסקיים, לכן הם ייגשו ישר לעניין, מבלי לנהל שיחות חולין קודם ויהיו ישירים, עד כדי בוטות כאשר יפנו אליכם. אנשי העסקים הגרמנים מתעניינים יותר בעובדות מאשר בתדמית החברה, לכן דאגו לבסס את טיעוניכם על גרפים, נתונים מספריים ומידע קונקרטי. מומלץ שתלמדו את הנושא שלכם על בוריו לפני שתבואו לפגישה ובמקרה שיש נתונים שאינכם יודעים -; עדיף שתשתקו מאשר שתטעו או תתנו תשובה מתחמקת. עם זאת, קחו בחשבון שנתונים שנשמעים מוגזמים יעוררו את חשדם, לכן ודאו שיש לכם נתונים שיגבו את דבריכם.
מתי לקבוע: יש לקבוע בכתב את הפגישות שבוע-שבועיים מראש, רצוי בגרמנית.
מתי להגיע: חשוב מאוד להיות דייקנים, ואסור (אסור!) לבטל את הפגישה או לדחות אותה בשניה האחרונה, כיוון שהדבר עלול לסכן את המשך הקשרים עמם.
אופי הפגישה: הפגישה מתנהלת בצורה רשמית ותקנית, על כל המשתמע מכך, כולל הכניסה לישיבה עצמה: הבכיר ביותר נכנס ראשון ואחריו השאר בהתאם לדרגתם או גילם. בנוסף, סדר היום נשמר בקפדנות, כולל שעות התחלה וסיום של כל נושא נדון.
סיכום הישיבה: צפו להתכתבויות רבות לפני הישבה ואחריה, בכדי לתעד כל החלטה ודיון שנערכו בין הצדדים. בהתאם, ברגע שתתקבל החלטה כלשהי, תוכלו להיות בטוחים שהיא לא תשתנה, כלומר, יעקבו אחרי כל פרט ופרט של החוזה החתום.
ספרד - קשרים אישיים מעל לכל
בספרד יש חשיבות רבה לקשרים אישיים בבואם לכונן מערכת יחסים עסקית והתפישה היא שעובדים מול אנשים ספציפיים ולא מול חברה. עד כדי כך, שאם יאהבו אתכם אישית, יעדיפו להמשיך לעבוד מולכם, גם אם תעברו לעבוד בחברה אחרת. בנוסף, עניין הכבוד תופס מקום מרכזי בחייהם, אז עדיף לנסות להמנע לעימותים עמם, כיוון שהם לא אוהבים להודות שהם טועים. חשוב מאוד לספרדים להתאמץ להיראות טוב בעיני אחרים, לכן יש סיכוי שלא יודו בפניכם כאשר לא יבינו משהו. נסו לשים לב לשפת הגוף שלהם בכדי לנסות להבין אם דבריכם מובנים.
ככל שהישיבה תתמשך, תראו שעמיתיכם הספרדים יתווכחו, יקטעו את דבריכם וישתלטו על השיחה. התפישה הרווחת בספרד היא שמי שמדבר הכי הרבה, הוא שזה מעביר את עמדתו בצורה הטובה ביותר, לכן חשוב לעצור את השיחה כשתרגישו שמשתלטים עליה. ככל הנראה יהיה לכם קשה לשנות את דעתם, ברגע שנקבעה, כיוון שלתפישתם, מי שמשנה את דעתו -; נכנע.
מתי לקבוע: חשוב לקבוע מראש את הפגישה ולוודא כשבוע לפני ההגעה שהיא אכן מתקיימת.
אופי הפגישה: האווירה בישיבות מסוג זה היא רשמית, אך משוחררת. הספרדים אמנם רציניים לחלוטין לגבי שיחת המשא ומתן, אבל הם עשויים להיות נחמדים וחברותיים, ואף להתבדח במהלך הפגישה. צפו לכך, שבמהלך הישיבות ככל הנראה יקטעו דבריכם ואפילו עלולים להיווצר מצבים בהם מספר אנשים מדבר בו זמנית וכולם קוטעים את כולם.
סיכום הישיבה: מבחינת אנשי העסקים הספרדיים, מטרתן של פגישות עסקיות היא לדון ברעיונות ובסוגיות רלוונטיים, אך לא נהוג לקבל בהן החלטות. הפגישה הראשונה מוקדשת בעיקר להיכרות ויש סיכוי שלא תגיעו לדבר על עסקים כלל.
חשוב לדייק ולקבל את פני הנוכחים בנימוס. אילוסטרציה. צילום: Victor1558/Flickrצרפת -רצוי בשפת המקום
צרפתים מייחסים חשיבות רבה לנימוס ולרשמיות, מתוך התפישה שהתנהגות נאותה מובילה לאמון בצדדים. לכן, במידה ואינכם מדברים צרפתית, רצוי ללמוד מספר ביטויי מפתח, בכדי להראות רצון לקשרים לטווח הארוך, ולהתנצל על כך שאינכם מדברים צרפתית טובה יותר. אנשי העסקים הצרפתים נתפשים כישירים, שאינם מתביישים לשאול שאלות נוקבות, אך עם זאת מתנהלים באיטיות ובדייקנות על פי כל כללי הטקס -; נסו לא להפגין חוסר סבלנות כלפי שיטת עבודה זו. בבואכם לפגישת משא ומתן עמם, דעו שאנשי עסקים צרפתיים יתרשמו מכישורי רטוריקה טובים ומהצגת המצב והשלכותיו בצורה הגיונית ומושכלת. כיוון שכך, רצוי להימנע מהצהרות מוגזמות, שלא ניתן לגבות, כיוון שאלה לא יתקבלו בעין יפה.
מתי לקבוע: לפחות שבועיים מראש, מומלץ בצרפתית, במקרה שהדבר אפשרי.
מתי להגיע: לנצוט לייבוביץ מציעה להגיע בשעה היעודה לפגישה עסקית בצרפת, כיוון שעמיתיכם לשולחן הדיונים יצפו זאת מכם. עם זאת, קחו בחשבון שהם עצמם עלולים לאחר, כי הם לא מייחסים חשיבות רבה מידי לעמידה בזמנים.
אופי הפגישה: פגישות משא ומתן בצרפת נערכות עם דגש על נימוס ועל רשמיות ויעמדו על כל חוקי הפרוטוקול באיטיות ובדייקנות וכן יחקרו כל פרט ופרט, גדול כקטן.
סיכום הישיבה: ישיבות נועדו כדי להתייחס לנושאים הנדונים ולא בכדי לקבל החלטות כלשהם, כיוון שאלו מתקבלות רק בדרגים הגבוהים ביותר בחברה. עם זאת, כאשר כל הצדדים יגיעו להסכמה כלשהי, תדרשו לאגד אותה בחוזה מפורט ומקיף ביותר. לנצוט לייבוביץ מוסיפה, כי "תשומת הלב לפרטים הקטנים גורמת לכך כי ככל הנראה תאלצו לחכות זמן מה לפני שתקבלו תשובה סופית".
לתחילת הכתבה
